Ce concours vise à combler un poste régulier à temps plein non-syndiqué à raison de 32 heures/semaine (possibilité de 35 heures) à la Direction générale.
Attributions
Sous l’autorité du directeur général et conservateur en chef, le titulaire du poste assure le bon fonctionnement général du bureau et apporte son soutien au directeur général dans l’exécution de ses fonctions en effectuant toutes tâches facilitant le bon déroulement des activités de la direction générale.
Responsabilités
Gestion des opérations courantes
- Assurer le bon fonctionnement administratif de la direction générale et participer activement à la gestion des dossiers spéciaux ;
- Gérer l’agenda, les appels téléphoniques, le courrier et les courriels du directeur général et conservateur en chef ;
- Assurer un suivi de tous les documents soumis pour signature ou approbation par le directeur général ;
- Gestion et rédaction de la correspondance en français et en anglais ;
- Rédaction des contrats de location (fonctions privées) ;
- Production du rapport du directeur général pour chacun des Conseils d’administration ;
- Préparer des documents de présentation à la demande du Directeur général et conservateur en chef;
- Effectuer dans le logiciel comptable, la saisie des informations et le suivi de tous les postes budgétaires de la direction générale et du développement financement ;
- Faire les comptes de dépenses du Directeur général et conservateur en chef ;
- Tenir à jour les bases de données de contacts du Directeur général et conservateur en chef ;
- Suivi des registres de présence des directeurs ;
- Entrées de données, classement et archivage de documents ;
- Compléter les rapports de reddition de compte concernant les déplacements hors Québec ;
- Organisation et suivi des réunions (comité de direction, réunions d’affaires, appels conférence, réception du DG, évènements employés, etc.) ;
- Organisation de voyage régionaux et internationaux ;
- Apporter son appui au secrétariat général ;
- Effectuer toutes autres tâches à la demande du directeur général;
Développement durable
- Agit en tant qu’officier du développement durable au sein de l’organisation et promeut le projet de développement durable au sein du Musée;
- Participer à la rédaction et à la révision du plan d’action de développement durable du Musée;
- Préparer les redditions de comptes de développement durable (Rapport annuel, COF, etc.)
- Gère le budget du développement durable.
Exigences
Scolarité minimale :
- Détenir un diplôme d’études collégiales ou l’équivalent.
Expérience :
- Posséder au moins dix (10) années d’expérience ayant permis l’acquisition de connaissances et habiletés requises par l’emploi, dont quatre (4), à titre de secrétaire de direction;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit et très bonne capacité à s’exprimer et à rédiger en anglais;
- Très bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
Habiletés requises :
- Très grande autonomie, initiative et jugement;
- Bon sens des responsabilités, de l’organisation et de la planification;
- Flexibilité, disponibilité;
- Confidentialité et discrétion;
- Tact et diplomatie;
- Excellente culture générale et bonne connaissance du milieu culturelle un atout;
- Facilité à rédiger;
- Grande maturité;
- Souplesse;
- Entregent;
- Capacité de développer des méthodes de travail efficaces;
- Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois;
- Sens du travail en équipe.
Conditions salariales
Selon l’échelle salariale en vigueur
- De 53 618$ (29.36$/h) à 57 858$ (31.68$/h) selon la formation et l’expérience.
Le Musée d’art contemporain de Montréal est une société d’État du gouvernement du Québec qui offre d’excellentes conditions de travail et de généreux avantages sociaux.
Faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation d’ici le 9 février 2021 par courriel ([email protected]) ou télécopieur (514-847-6934) à l’attention de la Direction des ressources humaines du Musée d’art contemporain de Montréal avec l’objet « Adjoint(e) au directeur général et conservateur en chef ».
Seules les personnes dont les candidatures auront été retenues seront contactées.
Le Musée d’art contemporain de Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.